会议，是企业人员的交流思想和碰撞，也是自身价值的展现。很多公司都有开会的习惯，会议可以让我们总结过去的优点和缺点、规划我们的未来发展方向，头脑激荡集全员力量尽快解决问题。但是，事实上很多企业常常存在会议拖沓冗长、过于形式化、开会开到一半话题跑偏等问题，那么如何将会议有效果呢?为此，恒兴集团总裁办8月中旬发布了一份《关于会议效率的问卷调查》， 至今已收到27份问卷填写，大家对工作会议召开频率、效果做出了评估，并畅所欲言提出了许多关于提升会议效率的好建议。

现将《关于提升会议效率的问卷调查》统计结果公布如下，同时感谢27位员工积极参与填写。

第1题： 会议在您工作时间中的比重如何？

74.07%的人表示：略多。

第2题： 您所在的部门（单位）是否定期召开周例会？

85.19%表示：是，每周召开。

第3题：结合您的工作需要，您认为合理的会议频率是怎样的？

55.56%的人表示：每周1-2次。

第5题：您认为会议在工作交流和决策中的作用如何？

70.37%的人表示：有的有效。

第6题：您经常参加的会议，召集人是否有做提前准备（如提前通知、提前发出会议材料等）？

70.37%表示：大部分有。

第7题：您经常参加的会议，会议召集人（或主持人、或主要领导）是否给予参会人员充分的发表个人意见的空间？

81.48%的人表示：大部分有。

第8题：您经常参加的会议，是否形成会议结论（会议记录、工作计划表等）？

77.78%的人表示：大部分有。

第9题：您经常参加的会议，是否有做决议落实情况的跟踪？

74.07%的人表示：大部分有。

第10题：对于需经过冗长的审批流程方能解决、且相对紧急的工作事项，是否召开过临时性联席会议进行快速解决？

59.26%的人表示曾经有。

第11题：您对公司半年会、年会的组织形式有何建议？

(1)应该更加活泼且有重点，有讨论，有针对性；

(2)可以集体外出召开，气氛不会太严肃，时间也比较充分宽裕；

(3)精简;

(4)一般年会好像是全公司人员参与的，而我们公司只需要经理级以上人员参与。作为基层工作人员，可以通过会议决议及专题学习会议学习会议精神，但是否能建议召开全员参加的年会，这样能在一年结束的时候参与公司全年总结，切身感受公司一年的发展成果，荣辱与共，对公司的发展将会更有使命感；

(5)可考虑年会增加员工参与的娱乐晚会，借此提高员工的凝聚力；

(6)一方面增加子企业的发言、汇报机会，减少职能部门发言时间，另一方面年会晚宴时是否可增加员工文艺汇演、抽奖等环节；

……

第12题：您对有效提升会议效率有何意见建议？

（1）会议必须有议题，有重点方向，有结论，有执行单位。会议主持人的作用很重要；

（2）开短会，一次至少解决一个问题；

（3）会议议题逐一讨论，每个议题有结论后再进入下一个议题，且进入下一个议题后不再回到已有结论的议题，做到一事一议；每个议题得出的结论需落实具体分工、执行人、执行目标、是否需要再次讨论、再次讨论时间等，确保每个议题的能够执行；

（4）会前有准备，开会有结论，会后有执行，提高企业整体执行力；

……

第13题：您还希望集团公司针对何种普遍问题或现象，出台统一的指导文件或决议进行规范？

（1）集团现在的总裁办公会议主要是针对一些有议题的进行讨论，建议各个产业部门应对上月的工作情况和下月的工作计划进行汇报，集团可以统一各个产业的计划书的格式，比如内容包含年度目标责任书完成情况、存在问题、措施，以及成本、利润、生产、销售，人力资源管理，需要集团解决的款难等等。使集团能及时了解各产业动态，并及时纠正；

（2）建议每年签目标责任书之前，应做好详细的年度业务计划书，每月做月度计划书。集团对各产业统一格式。信息化方面的效果和效率，包括财务、行政、业务口等，各部门共同协作规范；

……

总裁办将吸纳以上良好的意见和建议，积极与各部门高管进行沟通，从“小小会议”抓起，提高会议效率，希望各部门也能够积极配合做好“会前准备、会中高效、会后落实”，让每一次的头脑风暴都能够碰撞出更大的火花。